La Gestión Documental es el proceso de administrar documentos y archivos de manera eficiente para garantizar la disponibilidad, integridad y seguridad de la información.
¿Con qué dificultades puede encontrarse tu compañía si no se presta especial atención a esta tarea?
1- Pérdida de información: Si los documentos no están organizados adecuadamente, pueden extraviarse o ser eliminados por accidente. Por otro lado, si se guardan en diferentes lugares o formatos, puede ser difícil encontrarlos cuando se necesiten.
2- Falta de seguridad: Cuando la información confidencial no se resguarda con los procedimientos correctos, puede caer en manos equivocadas y poner en riesgo la privacidad de la empresa y la de sus clientes.
3- Menor eficiencia y productividad: El tiempo que se destina a localizar archivos puede retrasar proyectos y tareas importantes. A la vez, si los documentos no se comparten estratégicamente entre los miembros del equipo, puede haber duplicación de esfuerzos y errores.
4- Poco espacio disponible: Mantener los documentos dentro de la empresa puede hacer menos confortables las áreas de trabajo.
5- Dificultades en los proyectos digitales: Hoy, la tecnología manda; si los documentos no están correctamente digitalizados y cargados en un sistema, se perderá mucho tiempo en hacerlo cada vez que se lo precise.
4- Demoras frente a entidades regulatorias: No acceder a todos los archivos fácilmente puede dificultar el cumplimiento a tiempo de auditorías u otros requerimientos legales.
5-Poca capacidad de análisis: Cuando no se tiene la información organizada y disponible, se reduce la posibilidad de analizar los procesos de la empresa para poder mejorarlos.
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