De un tiempo a esta parte, la Gestión Documental ya no se trata solo de archivar papeles o digitalizar documentos, sino de generar procesos para garantizar que la información fluya de manera eficiente, segura y conforme a las normativas vigentes. Sin embargo, en muchas empresas se desconoce el potencial de esta herramienta para optimizar los procesos internos a través de las oportunidades de mejora.
¿Qué son las oportunidades de mejora?
Se trata de todas aquellas herramientas y soluciones que una empresa puede implementar para mejorar procesos en los que está fallando. Suelen ser ajustes o cambios para incrementar la eficiencia, reducir costos, mejorar la seguridad o cumplir con las regulaciones. Para detectar estas oportunidades, que no siempre son obvias, juega un rol fundamental el trabajo un equipo especializado en Consultoría Documental.
A partir de un diagnóstico pormenorizado y un análisis exhaustivo del work flow actual, un consultor puede determinar sobre qué áreas hay que trabajar y cómo hacerlo. Algunos ejemplos específicos de lo que se suele encontrar en ese relevamiento, son:
Digitalización incompleta: Muchas empresas comienzan a digitalizar sus archivos, pero no terminan el proceso o lo hacen de manera desorganizada. Esto puede llevar a duplicación de documentos, pérdida de datos o dificultad para acceder a la información. La oportunidad de mejora, en este caso, es completar la digitalización con un enfoque sistemático, garantizando que todos los documentos estén disponibles en formatos accesibles y seguros.
Retención innecesaria de documentos: No todas las empresas tienen políticas claras sobre cuánto tiempo deben conservar ciertos archivos. Esto puede llevar a la acumulación innecesaria de información física y digital, incrementando los costos de almacenamiento. Incorporar una opción de mejora sería establecer un criterio definido para el expurgue de los documentos.
Ineficiencia en la clasificación y búsqueda de archivos: En muchas organizaciones, la indexación y recuperación de documentos es un proceso lento y propenso a errores. Esto puede ser debido a un sistema de archivo desactualizado o a la falta de capacitación del personal. Implementar un sistema de gestión documental automatizado y formar a los profesionales para utilizarlo puede acelerar estos procesos de forma significativa.
Seguridad insuficiente: La seguridad es una preocupación creciente para muchas empresas, especialmente las que manejan información sensible. La falta de protección en los documentos puede tener consecuencias graves, como sanciones legales o pérdida de confianza por parte de clientes. En ese sentido, se pueden implementar controles de seguridad más eficaces, como la encriptación de archivos digitales y el acceso controlado a los documentos físicos.
¿Cuáles son, entonces, los beneficios de detectar e implementar las oportunidades de mejora?
Al optimizar los procesos de las distintas áreas de la empresa, se reduce el tiempo dedicado a buscar y gestionar documentos, lo que se traduce en un significativo ahorro de costos. A la vez, se asegura el cumplimiento de normativas vigentes, se impulsa la toma de decisiones y se reducen los riesgos vinculados a la seguridad, mientras se genera un clima laboral más profesionalizado y con mayor iniciativa.
Te invitamos a contactarnos, para acceder a un diagnóstico documental sin costo. comercial@lockers.com.py (0984) 372050.
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