Ya hemos enumerado, más de una vez, los beneficios de la Gestión Documental en cuanto al ahorro de costos o el incremento en la operatividad. Sin embargo, solemos dejar solapado un aspecto primordial de esta herramienta: la optimización de procesos también impacta positivamente en el clima laboral, ya que incrementa la predisposición, la puesta en acción y la colaboración de los equipos.
Estas son 6 formas en las que la Gestión Documental colabora con el ecosistema de trabajo:
1. Reducción del estrés laboral: Al tener un acceso rápido y fácil a los documentos que necesitan, los trabajadores pueden concentrarse en tareas más significativas, lo que mejora su bienestar y les permite operar de manera más relajada y productiva.
2. Mejora de la comunicación interna: La gestión documental centraliza y estandariza la información, lo que asegura que todos los miembros del equipo trabajen con la misma información, no haya cortocircuitos en la comunicación, se genere mayor claridad y se reduzcan los malentendidos.
3. Fomento de la colaboración: Con las herramientas modernas de gestión documental, los equipos pueden acceder a los archivos en tiempo real y de forma simultánea. Esto fomenta un ambiente de trabajo más coordinado, colaborativo y dinámico.
4. Impulso a la proactividad: La facilidad para acceder a la información adecuada en el momento oportuno motiva a los empleados a tomar decisiones rápidas y efectivas. Esto promueve una cultura de proactividad, donde los empleados se sienten capacitados para actuar sin demoras.
5. Fortalecimiento del sentido de pertenencia: Al ver que su trabajo es valorado por otros departamentos de la compañía y que contribuye al éxito de la organización, su sentido de propósito se fortalece. Un sistema que permite la trazabilidad y transparencia de las tareas puede hacer más visible el impacto de cada individuo en el resultado final.
6. Desarrollo de una cultura de mejora permanente: La revisión y el análisis de procesos que conlleva toda gestión documental motiva a los equipos a buscar formas de optimizar su trabajo, comparando rendimientos y proponiendo soluciones innovadoras.
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